Office Manager

Wees de spil van ons kantoor

Als Office Manager bij Ultim ben jij het eerste aanspreekpunt voor collega's en gasten en zorg je ervoor dat het op kantoor gewoon klopt. Je houdt de mailboxen en HR-administratie op orde, regelt alles op facilitair gebied en ondersteunt de directie en collega's waar nodig. Je werkt voor alle pijlers van Ultim en bent echt dé spin in het web.

Bij ons draait alles om resultaat, samenwerking en betrokkenheid. Hier zie je direct wat jouw werk oplevert: een kantoor waar iedereen zich volledig kan richten op zijn werk.

Over Ultim

Ultim is een investeringsmaatschappij met drie pijlers: Real Estate, Investments en Financing. Ultim investeert in vastgoed en ondernemingen, biedt financiële oplossingen en transformeert kansen naar tastbare resultaten.

Binnen Real Estate ontwikkelen, renoveren, transformeren, exploiteren en beheren we vastgoedprojecten. Met Investments investeren en participeren we in ondernemingen en startups met groeipotentie. Via Financing bieden we flexibele financieringsoplossingen, met snelheid en discretie.

Vanuit Naaldwijk groeide Ultim uit tot een solide investeringsmaatschappij met meer dan 20 jaar ervaring, ruim 50 vastgoedprojecten, 10 ondernemingen en activiteiten in 12 sectoren. Ondernemerschap, discipline, discretie en samenwerking staan bij ons centraal.

Meer weten? Lees meer over Ultim

Wat ga je doen?

  • Beheren en afhandelen van de mailboxen en verwerken van belangrijke documenten;

  • Ontvangen van gasten en begeleiden van afspraken;

  • Verzorgen van de HR-administratie: van urenstaten, verlof en ziekmeldingen tot de onboarding van nieuwe medewerkers en het bewaken van contractverlengingen en -opzeggingen;

  • Regelen van attenties voor verjaardagen en feestdagen van collega's;

  • Beheren van de voorraden en zorgen dat het kantoor er elke dag goed bij staat;

  • Aanspreekpunt zijn voor leveranciers, onderhoudsdiensten en de IT-helpdesk;

  • Regelen en beheren van verzekeringen en periodiek controleren van leverancierscontracten, zoals ICT en telefonie;

  • Persoonlijke ondersteuning van de directie, ook bij privézaken;

  • Oppakken van ad-hoc verzoeken van collega's;

  • Ondersteunen bij financiële werkzaamheden (pré).

Kortom: jij zorgt ervoor dat alles geregeld is voordat iemand erom vraagt, zodat het hele team kan bouwen aan waarde.

Direct solliciteren

Wie zoeken wij?

  • Afgeronde mbo- of hbo-opleiding, bij voorkeur in Facility Management, Office Management of vergelijkbaar;

  • Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, in woord en geschrift;

  • Een proactieve houding: je signaleert wat beter kan en komt zelf met verbetervoorstellen;

  • Zelfstandig en in staat om prioriteiten te stellen tussen vaste taken en ad-hoc verzoeken;

  • Discreet en betrouwbaar in de omgang met vertrouwelijke en persoonlijke informatie;

  • Goede kennis van Microsoft Office, met name Outlook en Excel.

Wat bieden wij?

  • Een functie van 32 uur per week, bij voorkeur verdeeld over drie hele en twee halve dagen, in overleg;

  • Een salaris tussen € 3.000 en € 4.000 bruto per maand op fulltime basis, afhankelijk van kennis en ervaring;

  • 25 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband;

  • Een eigen laptop en werktelefoon, inclusief abonnement;

  • Een afwisselende functie in een ondernemende organisatie met een jong, ambitieus en betrokken team;

  • Een energieke en collegiale werkomgeving in Naaldwijk, Westland.

Houd je van aanpakken en zorg je graag dat alles klopt? Dan maken we graag snel kennis. Solliciteer nu als Office Manager bij Ultim.

Solliciteer hier